يُمثل الاتصال والتواصل عبر البريد الإلكتروني تحديًا للكثيرين، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع العملاء. في العصر الرقمي الحالي، يعد الاتصال عبر الإنترنت أمرًا أساسيًا لا غنى عنه. لذا يتطلب منك اكتشاف كيف يمكنك خلق انطباع إيجابي والتواصل بشكل فعال وجذاب مع مهارات البريد الإلكتروني.
- ما هي آداب كتابة البريد الإلكتروني
- تقنيات البريد الالكتروني الاحترافية
- آلية الرد على الرسائل
- إدارة البريد الوارد والمرسل وغير ذلك المزيد
- كيف يمكنك إقناع عملائك بمهارات البريد الإلكتروني
- كيف تكتب بريداً إلكترونياً رسمياً وغير رسمي
أصبحت كتابة رسائل البريد الإلكتروني واستلامها جزءًا لا مفر منه في الحياة اليومية، سواء في المراسلات الخاصة أو التجارية. عند كتابة بريد إلكتروني إلى عائلتك أو أصدقائك، قد تكون هذه المراسلات غير رسمية.
لكن انتظر لحظة!
هل أنت متأكد من أنه يمكنك كتابة رسالة البريد الإلكتروني أو خطاب عمل مناسب لرئيسك أو عميلك المثالي؟
هناك بعض الأسس وقواعد آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتي يجب على الجميع اتباعها، حتى لو كنت متحدثًا للغة الإنجليزية غير لغتك الأم.
وبما إن اللغة الإنجليزية هي اللغة العالمية المشتركة للغة الأعمال في كثير من البلدان والشركات وتعتبر كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية من المهارات المهمة التي يجب إتقانها بلغة واضحة وسلسلة صحيحة.
لا تخف!
ستجد في هذه المقالة 9 بنود حول كيفية أن تكون محترفًا في كتابة البريد الالكتروني لخطابات الأعمال والمراسلات التجارية بكل احترافية.
إذا كنت على أُهبة الاستعداد لتعلم وممارسة كتابة رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، فلنبدأ سوياً في ذلك!
كيف تكتب البريد الإلكتروني بكل احترافية باللغة الإنجليزية ؟
اجعل كتابتك احترافية في تجهيز البريد الإلكتروني من خلال اتباعك الخطوات التالية:
1/ اكتب عنوان البريد الإلكتروني بكل وضوح “Subject Line”
ما هو موضوع البريد الإلكتروني؟ هل يلخص سطر الموضوع الجيد طبيعة البريد ويجعله يبدو مهمًا لدرجة كافية كي يفتحه القارئ. عنوان أو موضوع البريد يجب أن يكون جذاباً ومفهوماً وليس غامضاً أو مُبهماً تجعل من الصعب معرفة ما هو موضوع الايميل فعلياً.
2/ حدد اسم المرسل “Sender”
عند البدء بكتابة الايميل يظهر لك عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك ما الاسم / الجهة التي تريد أن تعرض اسمها عند ارسال الايميل. وذلك لأن معظم خدمات البريد الالكتروني تعرض اسم الشخص قبل عنوان بريده الالكتروني لتسهيل التعرف عليه . عندما تضغط على “Reply”، فإن بريدك الإلكتروني سيذهب إلى هذا الشخص فقط.
3/ حدد المستلم / المستلمين “Recipient”
إذا كنت سوف تتلقى الرسالة، فمن المحتمل أن عنوان بريدك الالكتروني لن يظهر للغير، بدلاً من ذلك، قد يقوم مستلمو الرسائل أيضًا بتضمين عناوين البريد الإلكتروني ضمن هذين القسمين:
- Cc : “نسخة كربونية” / في هذا الحقل يمكن إضافة عناوين بريدية بهدف إرسال نفس الرسالة إلى المذكورين في نفس الحقل للأشخاص المستلمين للرسالة ذاتها، وهنا المستلمين الآخرين سوف يرون بريدك الإلكتروني.
- أم BCC : فهي “نسخة كربونية عمياء” / وهنا في هذا الحقل يتم إضافة عناوين بريدية أيضاً من أجل إرسال نفس الرسالة لهم، ولكن هذه العناوين لا تظهر للآخرين. وذلك عكس النسخة الكربونية CC المُتعارف عليها .
4/ ابدأ بإلقاء تحية احترافية “Salutation – Greetings”
بعد سطر الموضوع، تكون تحية البريد الإلكتروني الأساسية، وتعد هي الجزء التالي الذي يراه الشخص المستلم. يجب أن تتطابق هذه التحية مع النغمة التي تحاول تعيينها في بقية بريدك الإلكتروني. لا تتخطى هذا الجزء المهم إلا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ذهابًا وإيابًا بسرعة مع شخص ما في محادثة افتراضية أو شخص قريب لك أو ايميل غير رسمي ولكن في حال كان البريد رسمياً مع جهة اعتبارية معروفة أو مشهورة أو مع عميلك هنا أنت بحاجة لأن تلتزم بإضافة التحية المناسبة.
على سبيل المثال:
|
Good morning [Name], |
Dear all, | Hello there, | Dear Mr/Mrs, | Hi [Name], |
Dear Sir/Madam, |
|
Good afternoon [Name], |
Dear [Name], | Dear Recruiting Director, | To whom it may concern, |
Dear [Company Name] Team, |
5/ افتتاحية الرسالة “Email intro”
وهنا يقصد بالافتتاحية أي الفقرة الأولى من تركيب البريد الإلكتروني بعد إلقاء التحية، وهنا يتم توضيح الغرض والهدف من كتابتك لنص الايميل، وهناك عبارات مخصصة تكون متوافقة مع غرضك الأساسي ونذكر على سبيل المثال:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6/ ضع أهداف الرسالة في جسم الرسالة “Email Body”
يُطلق على النص الرئيسي في رسالة البريد الإلكتروني اسم جسم الرسالة / موضوع الايميل / نص البريد. ويأتي بعد المقدمة وهو المكان الذي يوضح فيه المرسل وجهة نظره الرئيسي وتوضيح أهداف الايميل.
يعد النص الأساسي أحد أهم أجزاء البريد الالكتروني لأنه يشرح المُرسل سبب كتابته إلى المستلم. وفي نفس السياق، يجب صياغة نص الايميل بشكل واضح وموجز لأنه أمرًا بالغ الأهمية لتطوير مهارات الاتصال بطريقة قوية، و تحديد الهدف الخاص بالبريد وكذلك استخدام مفردات صحيحة ومناسبة للجهة التي سوف ترسل لها.
7/ إقفال الرسالة – الخاتمة بطريقة مهذبة “Closing”
من المعروف أن الكلمات الختامية للبريد الإلكتروني يصعب إجازتها أو اختصارها ولكنها يجب أن تكون بطريقة لطيفة ومهذبة وتعمل على إيصال فكرتك. هناك أكثر مما تراه العين حول كيفية إقفال الايميل بطريقة مختصرة ولطيفة، كلمات الختام والملاحظات في نهاية البريد مهمة جداً. ومع ذلك، من الصعب تحديد كيفية تأثيرها بالضبط على توصيل رسالتك للطرف المستقبل.
أفضل طريقة لإنهاء رسالة البريد الإلكتروني على سبيل المثال لا الحصر:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8/ توقيع المرسل / شعار الشركة “Signature”
كيف تنهي رسالة البريد الإلكتروني ؟
نهاية الايميل أو رسائل البريد تمثل انطباعًا عن العلامة التجارية الخاصة بك، لأنها تذهب إلى أهم العملاء المحتملين والعملاء الفعليين والشركاء وأصحاب المصلحة في شركتك أو شبكتك.
لذا يتم إنهاء رسالة البريد بتوقيع المرسل، ويتم تسجيل الحروف الودية المألوفة مع اسم المرسل. ولكن العديد من حسابات الايميل للأنشطة التجارية والأعمال بها أقسام توقيع مخصصة تتضمن منصب المرسل وشركته وحتى شعار الشركة هذه التواقيع الموسعة مفيدة عند التواصل مع العملاء أو الموظفين من الشركات الأخرى.
9/ مُرفقات الايميل “Attachments”
بمجرد الانتهاء من إنشاء البريد الإلكتروني يتم إرفاق الملفات المراد إرسالها للطرف الآخر. وللقيام بذلك، يمكنك تحديد موقع زر الملفات المرفقة والنقر عليه، وهو عبارة عن صورة مشبك ورق لإرفاق الملفات أو إضافة مرفقات.
وغالباً، يتم إرفاق ملفات عن طريق سحب أيقونتها إلى نص الايميل لإضافتها يمكنك تنفيذ هذه الخطوة أثناء عملية التكوين قبل إرسال البريد.
المرفقات الأكثر شيوعًا المُرسلة عبر رسائل البريد الإلكتروني:
- ملفات نصية Text files
- ملفات العروض التقديمية Presentation files
- جداول البيانات Spreadsheets
- الملفات الممسوحة ضوئياً Scanned files
- نماذج Forms
- الصور Pictures
- مقاطع فيديو Videos
- ملفات PDF
اقرأ أيضا : كيفية كتابة cover Letter
نموذج ايميل رسمي بالانجليزي
|
Subject Line: Signed contract – Ahmed Omar Dear Hassan Mohammed, I am writing to express my thanks for the employment contract. Thank you for your email about the remote working opportunity. I am excited to begin working as part of the development team at iStoria. You can find my signed contract attached. Please don’t hesitate to get in touch with me for any further information. I look forward to our continued business. Sincerely, Ahmed Omar |
مُلخــــص
وفي نهاية المقال، قد تكون كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية باللغة الإنجليزية أمرًا صعبًا، حتى بالنسبة للناطقين الأصليين باللغة الإنجليزية. لماذا ا؟
وذلك لأن هناك طرق غير رسمية تستخدم فيها البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، لذا هي لا تستخدم عند صياغة أنواع مخصصة من المراسلات التجارية ومراسلات الأعمال. لكن الأمر ليس بتلك الصعوبة التي يبدو عليها.
كما ترون، كل ما تم ذكره من قواعد مختلف لكتابة بريد إلكتروني كامل لها ذات الأهمية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام “love” لإغلاق رسالة بريد إلكتروني مرسلة إلى صديق أو أحد أفراد العائلة ولكن ليس لزميل أو رئيسك في العمل أو عميلك. يمكن أن تنجح “Warm wishes and best wishes” مع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية أيضا.
حاول قدر المستطاع اتباع كافة الآداب والقواعد التي تم ذكرها في المقال أعلاه للحصول على بريد إلكتروني احترافي ومصقول، ويمكنك أيضا جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وبأعمالك أكثر ثراءً وأكثر احترافًا من خلال نصائح وقواعد محددة وواضحة في كتابة البريد الإلكتروني.
جرّب أن تكتب رسالة بريد الكتروني احترافي لأول مرة ؟
Summary
Article Name
كتابة بريد الكتروني احترافي باللغة الانجليزية
Description
البريد الإلكتروني هوا اهم ما يجذب العميل عند تقدمك لاي وظيفة تعرف معنا على كيفية كتابة بريد الكتروني احترافي مع نموذج لعمل ايميل - ايستوريا
Author
Amany
Publisher Name
iStoria
Publisher Logo
